オフィス連携
ここでは、オフィスの仲間であるエクセルの共通機能と特徴を説明します。
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ワードの表
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ワード独自の表機能
ワードにも独自の表入力機能があります。ワードの「挿入」タブの「表」から、行と列の数を指定して「表の作成」で作成します。列や行の間隔は罫線をドラッグして行います。セルには文字や図形を入力できます。
作成した表を選択すると、リボンメニューに「表ツール」として「デザイン」と「レイアウト」タブが追加されます。「レイアウト」メニューで行や列の削除・挿入、セルの合併や分割などができます。
ワードの表のレイアウトの編集は編集中の表のみに適用され、同じページに複数の表がある場合、お互いに影響を受けることはありません。したがって、複数の表形式を扱う場合、ワードで表を作成する方が自由度が高くなります。ただし、ワードで作成した表の「データ」機能は、「表ツール」タブの「データ」メニューにある、並べ替えと列すべての加算機能しかありません。
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ワードの中のエクセル形式の表
「ワード」の中に、エクセル型の表を作成することもできます。この場合、「挿入」タブの 「表」メニューから「Excelワークシート」を選択します。すると、ワードの文書の領域の一部にエクセルのシートが現れ、ワードのリボンメニューがエクセルのリボンメニューになります。以後、エクセルの外部の領域をクリックするまで、エクセルの機能で表が編集できます。
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エクセルで作成した表の組み込み
エクセルを起動し組み込みたい表の部分を選択し、エクセルで「コピー」処理を行います。次ぎに、ワードの文書を選択し、組み込みたい領域の先頭をクリックして、
「ホーム」タブの「貼り付け」メニューから、「貼り付けのオプション」を選択します。「貼り付け先のスタイルを使用」を選択して貼り付けを行うと、ワード形式の表として組み込まれます。
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エクセルの表をエクセル形式で組み込む
上記の方法は、エクセルの表をワードの表として貼り込みます。したがって、以後エクセルとしての処理はできなくなります。貼り込むときに、貼り込むメニューで「形式を選択して貼り込む」を選択し、ダイアログで「MicroSoft
Excel ワークシートオブジェクト」を選択すると、エクセルで編集可能な形で貼り込むことができます。
さらにここで、二つのオプションがあります。ダイアログの左にある 「貼り付け」と「リンク貼り付け」です。「貼り付け」を選択すると、エクセルのメニューで編集できますが、コピー元のファイルとは独立になります。「リンク貼り付け」を選択すると、組み込まれる表は元のエクセルシートのリンク情報として貼り込まれます。元のファイルがエクセルで修正されると、ワード側でそのファイルを読み込んだ時、あるいは、表の編集を行うと、エクセルの表が自動的に更新されます。したがって、「リンク貼り込み」を行うと、ワードファイル単独ではなく、元のファイルも必要になります。
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他のアプリとの連携
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CSVファイル
エクセルの各行を1行の形式にしたファイルを CSV ファイルと呼びます。行の各列は , で区切ります。たとえば、以下のようなファイルです。
江藤,えとう,46-2xxx
加藤,かとう,42-4xxx
...
エクセルは、このようなファイル（拡張子 .csv）を読み取り表形式に読み込むことができます。また、エクセルの表を csv ファイルとして書き出すことができます。
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差し込みファイル
ワードで文書を作成するとき、相手先により一部の内容を変更したい場合があります。このようなとき、ワードでひな形文書を作成し、その一部をエクセルで作成したデータで「差し替え」て印刷することができます。
まず、差し込むデータを記録したエクセルファイルを作成し。先頭行に項目名を付記しておきます（検索可能なテーブルの形式です）。このファイルを、「差し込み文書」タブの「宛先の選択」で「既存のリストを使用」で選択します。
次ぎに、通常の文書を作成します。この文書で差し替えしたい文字を選択し、「差し込みフィールドの挿入」でエクセルファイルの項目名でを差し替えます。差し替え部分は
<<..>> で表示されます。下の例では ５項目が差し込まれます。
差し込み結果は「差し込みプレビュー」で予めチェックできます。左右の矢印で、前後のエクセルデータに移動できます。「完了と差し込み」の「文書の印刷」で差し込まれた各文書を印刷できます。